Zásady zpracování osobních údajů

• registraci zákazníků a uživatelů,
• správu zákaznických účtů,
• poskytování Služby,
• správu předplatného,
• platby a fakturaci,
• komunikaci se zákazníky,
• zabezpečení a provoz Služby,
• ochranu právních nároků Správce,
• měření návštěvnosti webových stránek a vyhodnocování používání Služby,
• vyhodnocování registračního procesu a zlepšování Služby.

Údaje o zvířatech, teráriích, krmení, technice, čištění a dalších chovatelských událostech samy o sobě zpravidla nejsou osobními údaji.

Služba není určena k systematickému ukládání osobních údajů třetích osob a neobsahuje samostatná pole pro evidenci chovatelů, prodávajících, kupujících, veterinářů nebo jiných osob.

Pokud Zákazník vloží osobní údaje třetí osoby do volné poznámky nebo jiného uživatelského obsahu, odpovídá za zákonnost takového zpracování Zákazník. Správce tyto údaje používá pouze v rozsahu nutném pro technické poskytování Služby a nepoužívá je pro vlastní samostatné účely.

1. Registrační a identifikační údaje
   Podle typu zákaznického účtu mohou být zpracovávány zejména:
• jméno a příjmení,
• název nebo obchodní firma,
• IČO a DIČ,
• fakturační adresa,
• stát,
• e-mailová adresa,
• telefonní číslo, pokud je uvedeno.
2. Údaje o uživatelském účtu
   Zpracovávány mohou být zejména:
• e-mailová adresa používaná k přihlášení,
•  bezpečně uložený otisk hesla,
• role a oprávnění uživatele,
• stav aktivace účtu,
• údaje o změně hesla,
• údaje o přihlášení, odhlášení a relaci uživatele,
• nastavení uživatelského účtu.

Správce neukládá hesla v čitelné podobě.

3. Údaje o předplatném a platbách
   Zpracovávány mohou být zejména:
• zvolený tarif,
• stav a historie předplatného,
• datum zahájení, změny nebo ukončení předplatného,
• cena a měna,
• stav platby,
• identifikátor platby,
• údaje na účetních a daňových dokladech,
• historie fakturace,
• údaje o případné pohledávce nebo vrácení platby.

Úplné údaje platební karty zpracovává poskytovatel platebních služeb Stripe. Správce úplné číslo platební karty ani bezpečnostní kód karty neukládá.

4. Provozní a administrativní údaje
   V souvislosti s provozem účtu mohou být zpracovávány zejména:
• historie změn zákaznického účtu,
• administrativní úkony provedené vlastníkem účtu nebo dalšími uživateli,
• změny tarifu, fakturačních údajů a uživatelských oprávnění,
• informace o vytvoření, deaktivaci nebo odstranění uživatele,
• historie důležitých provozních událostí,
• záznamy související s podporou a řešením požadavků.

Historie v zákaznické a centrální administraci může být vedena za účelem zajištění dohledatelnosti změn, bezpečnosti, řešení reklamací a ochrany právních nároků

5. Technické údaje
   Při používání webu a aplikací mohou být technicky zpracovávány zejména:
• IP adresa,
• datum a čas požadavku,
• požadovaná adresa nebo funkce,
• výsledek a stav požadavku,
• typ a verze zařízení,
• operační systém,
• typ prohlížeče,
• verze aplikace,
• technické chybové a bezpečnostní záznamy.

Tyto údaje jsou zpracovávány pouze v rozsahu nezbytném pro komunikaci se Službou, zabezpečení, diagnostiku chyb a ochranu infrastruktury.

6. Údaje pro mobilní oznámení
   Pokud uživatel povolí systémová oznámení, může být zpracováván:
• identifikátor zařízení nebo instalační identifikátor,
• Firebase Cloud Messaging token,
• informace o tom, zda je aplikace aktivní,
• údaje nutné pro doručení oznámení,
• informace o úspěchu nebo neúspěchu doručení.

Obsah oznámení je omezen na informace potřebné pro provoz Služby.

Uživatel může systémová oznámení kdykoliv zakázat v nastavení svého zařízení.

7. Komunikace
   Pokud Zákazník kontaktuje Správce, mohou být zpracovávány:
• jméno,
• e-mailová adresa,
• obsah zprávy,
• související přílohy,
• datum a historie komunikace,
• informace potřebné k vyřízení požadavku.
8. Analytické údaje
   Pro měření návštěvnosti webových stránek a vyhodnocování používání Služby používá Správce vlastní instalaci analytického systému Umami provozovanou na vlastní infrastruktuře.
   
   V rámci analytiky mohou být zpracovávány zejména:
• navštívená stránka nebo cesta,
• datum a čas návštěvy,
• odkazující stránka,
• typ prohlížeče,
• operační systém,
• typ zařízení a rozlišení obrazovky,
• jazyk prohlížeče,
• přibližná geografická oblast,
• technický identifikátor relace,
• údaje o vybraných událostech při používání webu nebo registračního procesu, zejména zvolený tarif a měna.

IP adresa může být technicky použita pro vytvoření anonymního identifikátoru relace a určení přibližné geografické oblasti, není však v analytickém systému ukládána.
Do analytického systému nejsou záměrně předávány jméno, e-mailová adresa ani jiný přímý identifikátor zákazníka.

1. Uzavření a plnění smlouvy
   Na základě čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR zpracovává Správce osobní údaje potřebné pro:
• registraci a aktivaci účtu,
• přihlášení uživatele,
• poskytování funkcí Služby,
• správu uživatelů a oprávnění,
• správu tarifu a předplatného,
• vystavování a zpřístupnění faktur,
• poskytování zákaznické podpory,
• zasílání provozních, bezpečnostních a smluvních zpráv.

Poskytnutí údajů označených při registraci jako povinné je smluvním požadavkem. Bez těchto údajů nelze účet vytvořit nebo Službu poskytovat.

2. Plnění právních povinností
   Na základě čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR zpracovává Správce údaje nutné pro plnění zejména:
• účetních povinností,
• daňových povinností,
• povinností souvisejících s reklamacemi a spotřebitelskými právy,
• povinností vůči orgánům veřejné moci.
3. Oprávněné zájmy Správce
   Na základě čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR zpracovává Správce nezbytné osobní údaje pro:
• ochranu Služby před útoky a zneužitím,
• zabezpečení zákaznických účtů,
• diagnostiku technických problémů,
• prevenci podvodů,
• evidenci administrativních změn,
• vymáhání pohledávek,
• určení, výkon a obhajobu právních nároků,
• zajištění stability a dostupnosti Služby,
• měření návštěvnosti webových stránek,
• vyhodnocování používání Služby a registračního procesu,
• zlepšování webových stránek a Služby.

Správce při zpracování založeném na oprávněném zájmu posuzuje, zda nad jeho zájmem nepřevažují práva a svobody dotčené osoby.

4. Souhlas
   Správce běžné registrační, smluvní, fakturační ani technické zpracování nezakládá na souhlasu, pokud pro něj existuje jiný právní důvod.
   
   Systémové povolení mobilních oznámení uděluje uživatel prostřednictvím operačního systému svého zařízení a může je kdykoliv odvolat.

• přímo od Zákazníka nebo uživatele při registraci,
• při správě zákaznického účtu,
• při objednávce nebo změně předplatného,
• při komunikaci se Správcem,
• automaticky při používání webu nebo aplikace,
• od poskytovatele platebních služeb v souvislosti se stavem platby,
• od služeb Firebase v souvislosti s doručováním mobilních oznámení.

1. Stripe
   Stripe zajišťuje zpracování plateb a související bezpečnostní a proti-podvodné kontroly.
   Stripe může zpracovávat zejména:
• jméno a fakturační údaje,
• e-mailovou adresu,
• údaje o platbě,
• platební metodu,
• technické údaje o zařízení a připojení,
• údaje potřebné pro prevenci podvodů.

Stripe může podle povahy konkrétní operace vystupovat jako zpracovatel nebo samostatný správce osobních údajů.

2. Google Firebase Cloud Messaging
   Google prostřednictvím služby Firebase Cloud Messaging zajišťuje doručování push oznámení do aplikace pro Android.
   
   Za tímto účelem mohou být předávány zejména:
• push token zařízení,
• identifikátor aplikace,
• technické údaje potřebné pro doručení,
• obsah konkrétního oznámení.
3. Google Play
   Mobilní aplikace Herpadex může být distribuována prostřednictvím Google Play.
   Údaje, které Google zpracovává při používání účtu Google, instalaci aplikace, aktualizacích nebo používání Google Play, zpracovává Google v rámci svého vlastního vztahu s uživatelem.
   Správce obdrží pouze údaje a souhrnné informace, které mu Google Play v rámci distribuční platformy zpřístupní.
4. Orgány veřejné moci
   Osobní údaje mohou být předány soudu, správnímu orgánu, policejnímu orgánu, finančnímu úřadu nebo jinému oprávněnému subjektu, pokud je Správce povinen údaje poskytnout podle právního předpisu nebo pravomocného rozhodnutí.

1. Aktivní zákaznický účet
   Údaje potřebné pro poskytování Služby jsou uchovávány po dobu existence zákaznického účtu a trvání smluvního vztahu.
   Provozní a administrativní historie v zákaznické a centrální administraci se v průběhu aktivního účtu automaticky nemaže, pokud je potřebná pro fungování Služby, zabezpečení, dohledatelnost změn nebo řešení reklamací.
2. Účet v tarifu Free
   Po úplném ukončení zákaznického účtu v tarifu Free budou zákaznická data a příslušná zákaznická instance odstraněny nejpozději do 14 dnů.
3. Placený účet
   Po úplném ukončení placeného zákaznického účtu budou zákaznická data a příslušná zákaznická instance odstraněny nejpozději do 30 dnů.
   Zrušení automatického obnovování předplatného samo o sobě neznamená okamžité odstranění účtu.
   Účet zůstává aktivní do konce zaplaceného období, není-li zákazníkem výslovně požadováno jeho úplné zrušení.
4. Zálohy
   Po odstranění dat z provozního systému mohou jejich kopie zůstat v provozních zálohách nejdéle dalších 7 dnů.
   Zálohy nejsou používány pro běžné provozní účely a přístup k nim je omezen na obnovu systému po havárii nebo bezpečnostním incidentu.
   Pokud by byla v této době obnovena celá záloha, budou již dříve odstraněné účty a údaje znovu odstraněny.
5. Centrální administrace, smluvní a fakturační historie
   Po odstranění zákaznické instance mohou být v centrální administraci nadále uchovávány údaje nezbytné pro:
• evidenci smluvního vztahu,
• účetnictví a daně,
• evidenci plateb a faktur,
• řešení reklamací,
• vymáhání pohledávek,
• určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

Účetní a daňové údaje jsou uchovávány po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy, podle typu dokumentu až 10 let. Údaje potřebné pro ochranu právních nároků jsou uchovávány po dobu běhu příslušných promlčecích lhůt a v případě zahájeného sporu až do jeho konečného ukončení. Po skončení těchto dob budou osobní údaje z centrální administrace odstraněny nebo nevratně anonymizovány.

6. Anonymizované statistiky
   Údaje, které byly nevratně anonymizovány a již nemohou být spojeny s konkrétní osobou nebo zákaznickým účtem, mohou být uchovávány bez časového omezení.
7. Technické a bezpečnostní záznamy 
   Technické, chybové a bezpečnostní záznamy jsou uchovávány pouze po dobu nezbytnou pro:
• diagnostiku provozu,
• zabezpečení infrastruktury,
• vyřešení technického nebo bezpečnostního incidentu,
• doložení a ochranu právních nároků.

Pokud je konkrétní záznam součástí bezpečnostního incidentu, reklamace nebo právního sporu, může být uchováván až do jejich konečného vyřešení.

8. Push tokeny
   Push token je uchováván po dobu, kdy je zařízení připojeno k aktivnímu uživatelskému účtu a jsou povolena oznámení.
   Token bude odstraněn nebo přestane být používán zejména při:
• odhlášení tokenu aplikací,
• zneplatnění tokenu službou Firebase,
• deaktivaci uživatele,
• úplném odstranění zákaznického účtu.
9. Komunikace se Správcem
   Komunikace je uchovávána po dobu potřebnou k vyřízení požadavku a následně po dobu nutnou k doložení jeho vyřízení nebo ochraně právních nároků.
10. Analytické údaje
    Analytické údaje jsou uchovávány nejdéle po dobu 24 měsíců od jejich získání. Po uplynutí této doby jsou odstraněny nebo nevratně anonymizovány.

• provoz vlastní infrastruktury v České republice,
• omezení přístupu k infrastruktuře pouze na Správce,
• oddělené databáze jednotlivých zákazníků,
• oddělené API instance a konfigurace jednotlivých zákazníků,
• procesní a síťová izolace zákaznických instancí,
• šifrovaná komunikace prostřednictvím HTTPS,
• ukládání hesel pouze v podobě bezpečného otisku,
• řízení uživatelských rolí a oprávnění,
• zálohování,
• bezpečnostní aktualizace,
• evidence důležitých administrativních změn,
• omezení doby uchování osobních údajů.

Žádný způsob elektronického ukládání nebo přenosu však nemůže zajistit absolutní bezpečnost.

Správce proto opatření průběžně vyhodnocuje a přizpůsobuje aktuálním rizikům.

1. Právo na přístup
   Má právo získat potvrzení, zda Správce zpracovává její osobní údaje, a získat přístup k těmto údajům a souvisejícím informacím.
2. Právo na opravu
   Má právo požadovat opravu nepřesných údajů a doplnění neúplných údajů.
   Základní údaje zákaznického účtu lze v podporovaném rozsahu změnit také přímo v zákaznickém portálu.
   
3. Právo na výmaz
   Má právo požadovat výmaz osobních údajů, pokud jsou splněny podmínky GDPR. 
   Právo na výmaz se nepoužije v rozsahu, v němž je další uchování nutné pro splnění právní povinnosti nebo určení, výkon či obhajobu právních nároků.
4. Právo na omezení zpracování
   Má právo požadovat dočasné omezení zpracování v případech stanovených GDPR.
5. Právo na přenositelnost
   U údajů zpracovávaných automatizovaně na základě smlouvy nebo souhlasu má právo získat údaje, které poskytla Správci, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, pokud jsou splněny zákonné podmínky.
6. Právo vznést námitku
   Má právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu Správce. Správce po podání námitky údaje dále nezpracovává, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody, které převažují nad právy a svobodami dotčené osoby, nebo důvody pro určení, výkon či obhajobu právních nároků.
7. Právo podat stížnost
   Dotčená osoba má právo podat stížnost u:
   
   Úřadu pro ochranu osobních údajů
   Pplk. Sochora 27
   170 00 Praha 7
   e-mail: posta@uoou.gov.cz
   
   Podáním stížnosti není dotčeno právo na jinou správní nebo soudní ochranu.

• zabezpečení přihlášení,
• udržení aktivní relace,
• obnovu rozpracované registrace,
• uchování nezbytného technického nastavení,
• ochranu před zneužitím,
• správné fungování webu a zákaznického portálu.

Herpadex nepoužívá analytické, reklamní ani marketingové cookies.
Pro měření návštěvnosti a vyhodnocování používání webových stránek používá Správce vlastní instalaci analytického systému Umami provozovanou na vlastní infrastruktuře. Umami nepoužívá analytické cookies a nesleduje uživatele napříč různými webovými stránkami.
Analytické údaje jsou zpracovávány na základě oprávněného zájmu Správce spočívajícího v měření návštěvnosti, vyhodnocování fungování registračního procesu a zlepšování Služby.
Technicky nezbytné cookies a úložiště se používají bez souhlasu uživatele, protože bez nich by nebylo možné požadovanou Službu bezpečně a řádně poskytovat.

• změně funkcí Herpadexu,
• zapojení nového poskytovatele,
• změně způsobu zpracování údajů,
• změně právních předpisů,
• změně bezpečnostních nebo provozních postupů.

Aktuální znění bude zveřejněno na webových stránkách Herpadexu. Pokud půjde o podstatnou změnu, která může významně ovlivnit práva uživatelů, bude o ní Zákazník informován prostřednictvím e-mailu, zákaznického portálu nebo aplikace.